Cualquier evento grave requiere al menos una planificación mínima. Para organizar una fiesta infantil, una noche de una reunión de graduados o una fiesta amistosa, debe dedicar tiempo a presupuestar, seleccionar y preparar locales, pensar en juegos y concursos. Cuanto más cuidadosa sea la planificación, más efectivo y memorable será el evento.
Instrucciones
Paso 1
Fíjese metas claras y concisas. Debes imaginar para quién y por qué se realiza el evento. El primer bloque de objetivos se relaciona con lo que desea lograr. Está determinado en gran medida por la dirección general del evento. Piense también en los objetivos relacionados con los participantes: qué tendrán que hacer, qué tareas deberán realizarse, etc. Una reunión sin sentido puede convertirse en un pasatiempo gris y aburrido.
Paso 2
Forme un equipo que se hará cargo de la organización del evento. Distribuir funciones entre los organizadores. Alguien se encargará de la selección del local y su diseño. Otros tendrán que adquirir los materiales, víveres y otros accesorios necesarios. Si estás planeando una fiesta amistosa, probablemente necesitarás una au pair.
Paso 3
Piense en la forma del evento y adhiérase estrictamente al formato aceptado. Puede ser un seminario de negocios desde casa, una fiesta corporativa, una reunión de compañeros de clase, una fiesta infantil o de Año Nuevo. Cada formulario requiere una preparación por separado y una composición bien pensada de los participantes. Los visitantes del evento deben estar al tanto de lo que les espera en la reunión. Los participantes no deben dejarse engañar.
Paso 4
Haz una estimación de costos. Incluya en la lista los costos de alquiler de locales, compra de accesorios, alimentos y pago de servicios de terceros. Considere la fuente de financiación del evento. En el caso más simple, la solución puede ser el financiamiento de capital de cada participante. Vender boletos u organizar una lotería ayudará a compensar una reunión más seria.
Paso 5
Desarrolle un programa de eventos. Enumere los pasos para los organizadores, presentadores y participantes. Un guión bien pensado te salvará de pausas incómodas, tirones y otros malentendidos.
Paso 6
Prepare invitaciones para los participantes. En esta etapa, debe saber exactamente la fecha, la hora y el lugar del evento. Los eventos formales requerirán una invitación por escrito con anticipación. Para eventos menos importantes, puede ser suficiente llamar a los invitados de la lista. Es recomendable hacerlo unos días antes del evento, para que todos puedan tener tiempo de realizar cambios en sus planes profesionales y personales.
